Team organisation !

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Si nous devions choisir juste un mot pour mener à bien cette rentrée, cela serait sans hésiter celui-ci : ORGANISATION ! Free lance, multi-mamans, femmes aux multiples activités, toutes les deux nous jonglons toute la journée pour tout caser et ne surtout ne rien oublier.

Depuis un an que nous travaillons ensemble, nous avons beaucoup appris l’une de l’autre et essayons d’être chaque jour mieux organisées, mais ce n’est pas chose facile ! Alors on s’est dit que ça serait sympa de faire le point et surtout de partager avec vous nos outils et petites astuces. Vous verrez nous en avons quelques uns en commun, mais nous avons aussi chacune nos petites spécificités…

▲▲▲ Version Céline ▲▲▲

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Je suis une fille connectée H24 sur son ordi et/ou son téléphone, mais côté organisation, il n’y a rien à faire, j’ai beau essayer tous les logiciels et applis de la terre, je n’arrive pas à me passer du papier !

Pour être sûre de ne rien oublier, j’écris tout, tout, tout, parfois même dans plusieurs endroits, et je sème ma paperasse dans toute la maison (mon bureau, l’entrée, le salon, la cuisine !). Pour cela je m’aide de :

– mon calendrier familial homemade : customisé par mes soins, il permet de noter tous les rendez-vous de toute la famille. Il trône dans la cuisine, ainsi chacun peut l’avoir sous les yeux.

– mon agenda Daily Journal Frankie Magazine : j’ai piqué l’idée chez Marjolaine il y a maintenant quatre ans. Aussi joli que pratique et solide, c’est un bel objet que je trimballe partout. La version 2015 est déjà pré-commandée !

– mon desk planner et mon bloc mémo to-do list Hema : j’avoue, j’ai d’abord craqué pour leur look, mais ces deux petits outils s’avèrent être hyper pratiques dans mon job de rédactrice free-lance aux multiples clients. Depuis 3 mois je ne saurais plus m’en passer, j’y note tout ce que j’ai à faire pour le boulot, et je planifie mes journées à l’avance.

– des bloc-notes et des carnets de toute sorte, pour noter des idées, faire des listes, etc. J’en ai des tas, ils me suivent partout. Sur la photo, le bloc à rayures vient de chez Ikea et le petit carnet fabriqué en France de chez Calepino.

– des post-its de toutes tailles, formes et couleurs, au cas où j’aurais oublié un truc ! (je suis irrécupérable, j’en colle partout, sur mon frigo, mon ordi, ma table de nuit, mon tableau de bord de voiture !). Sur la photo, ils viennent de chez My Sweet Boutique, Hema et Post’it.

– des stylos, des marqueurs et feutres de toutes les couleurs, et des tampons aussi : parce que ça ne me suffit pas de gribouiller partout, j’aime bien y ajouter de la couleur. Je suis particulièrement fan de mes feutres stylos à pointe fine Stabilo et de mon petit tampon lapin OK que vous voyez sur la photo, mais je ne suis pas sectaire, j’utilise tout ce qui me tombe sous la main ^__^

– et mon iPhone aussi quand même, je me mets des petits rappels parfois, enfin ça c’est quand j’y pense !

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N’apparaissent pas sur la photo :
– le semainier familial effaçable et magnétique collé sur notre vieux frigo
– l’ardoise pense-bête sur la porte de la cuisine
– les papiers volants qui traînent un peu partout…

Voilà, on ne peut pas dire que côté organisation je n’y met pas de la bonne volonté… mais je vous rassure (ou pas d’ailleurs), malgré tout ça, j’arrive encore parfois à oublier des choses !

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▲▲▲ Version Marjolaine ▲▲▲

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J’ai une fâcheuse tendance à m’éparpiller, je suis donc obligée de me canaliser pour réussir à organiser ma vie de femme/maman/auteur/freelance accessoirement mère célibataire trois jours par semaine. Tout comme Céline, je suis une inconditionnelle du papier.

Avec les travaux, nous n’allons plus avoir de cuisine à la fin de la semaine et notre ancienne salle à manger est en plein chantier. Ce qui veut dire que les deux pièces où je travaillais sont OUT. Cette année, mon grand défi est donc d’avoir le moins possible de papiers qui traînent.

Voilà les petits outils nécessaires à mon organisation :

– mon agenda Daily Journal Frankie Magazine : c’est mon 4e exemplaire et je ne conçois plus une année sans lui ! Il me sert d’agenda familial et je colle dedans nos billets de cinéma, les dessins pas trop râtés de mes enfants, les mots doux de mon mari… Il est devenu une sorte de scrapbook du quotidien familial. Je l’adore !

– mon agenda de travail : acheté 3 euros, il est moche mais fonctionnel. Dedans, je note mes rendez-vous professionnels, les choses à faire d’un jour sur l’autre, les événements particuliers, les dates importantes pour mes clients… Je l’ouvre le matin et je sais ce que j’ai à faire. Bref, cet agenda, c’est du boulot, rien que du boulot. Il me permet de cloisonner. J’ai décidé de séparer mes agendas professionnel et personnel au début de l’année et ça a été un grand pas vers une meilleure organisation. Je note tout de même les rendez-vous médicaux en double par exemple pour être certaine de ne pas les oublier.

– mes stickers ronds colorés qui me permettent d’appliquer un code couleur selon mes clients dans mon agenda. Très pratique.

– mon carnet de note A l’Aise Breizh dans lequel je prends toutes les notes nécessaires à mon travail (interviews, réunions, recherche d’idées…)

– mon carnet Le Petit Lucas du Tertre pour Monoprix de l’an passé. J’y note chaque semaine les besoins exceptionnels en courses et ma to do list perso.

– mon Iphone. J’ai beaucoup trop d’idées que j’oublie très rapidement (elles ne sont pas toutes merveilleuses, je vous l’accorde) alors quand j’ai une idée qui me plaît, je la note en vitesse dans l’appli « note » de mon téléphone.

– mon chargeur de téléphone. Indispensable, je l’emmène partout. Pour le reconnaître au premier coup d’oeil, je lui ai mis un joli stickers Cath Kidston et j’ai fait de même avec mon chargeur d’Ipad et d’ordinateur. J’évite ainsi de les échanger avec ceux de mon mari et de Céline, mes deux coworkers.

mon Bic 4 couleurs pastel qui me permet de prendre des notes en couleurs sans m’encombrer de stylos.

– mon stylo glace trouvé chez Arlette Market (la boutique n’existe plus) parce que j’ai besoin d’avoir des choses mignonnes autour de moi quand je travaille, ça me fait du bien.

– ma pochette A4 à pois (Vicquel) dans laquelle je range tous les papiers à traiter. Et je me force à l’ouvrir assez régulièrement pour que le tas de papiers administratifs ne deviennent pas trop géant. Une fois traité, je range le papier dans mes grosses boîtes d’archives et je les oublie à tout jamais.

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(je sais, j’écris très mal mais je me relis, c’est l’essentiel ^__^)

N’apparaissent pas sur la photo :
– le grand calendrier 2014 Frankie affiché dans la cuisine où le planning de tous les membres de la famille est reporté.
– les feutres à pointes fines (les mêmes que Céline) que j’utilise de temps en temps pour égayer mes notes.

En bonus, je vous ajoute mon bureau nomade qui me permet désormais de trimballer mes affaire d’un coin à l’autre de ma maison. Vive le home working pendant les travaux !

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Et vous, côté organisation, ça se passe comment ? N’hésitez pas à partager vos bonnes astuces en commentaires !

27 commentaires

  1. Vous auriez presque pu faire une battle d’organisation toutes les deux 🙂

    De mon côté j’utilise deux agendas : un petit à spirale plate qui reste à l’année dans mon sac à main et où je note mes trucs persos (avec l’indispensable fonction : une page agenda face à une page de notes, pour avoir toujours assez de place pour noter idées, trucs à faire, bonnes adresses rencontrées en chemin et tout ce dont la famille veut que je me rappelle pour elle) et un grand sans spirale pour mes rendez-vous pros qui reste au bureau, avec assez de place pour noter mes rendez-vous sans gribouiller et un petit rectangle de notes à droite de chaque semaine pour les détails qui ne tiennent pas dans la case du RdV. Et évidemment, des tonnes de post-it, au bureau et à la maison, pour noter tout ce que je ne dois pas oublier de faire.

    Dans le temps où j’avais beaucoup de réunions, j’avais aussi un cahier d’écolier grand format où je prenais en note ce qui se disait, et je constituais une to do list spécifique d’actions à réaliser en bas de chaque page. Du coup ça séparait au fil de l’eau le « ce qui s’est dit » du « ce qu’il faut faire ». Le meilleur truc d’organisation que m’aie appris mon premier boss !

    Bonne rentrée les bretonnes !

    1. Tu sais qu’au début on était parties sur une battle ? mais après avoir pris nos photos on s’est dit que notre mode de fonctionnement était trop proche, alors on a changé d’idée !
      J’adore ton découpages idées / to do, je garde l’idée, merci 🙂

  2. plein d’idées sympas et de joli matériel => je suis addict des fournitures jolies, colorées
    je ne bosse pas à la maison mais j’ai un cahier où je note à droite les appels et à gauche la liste des choses à faire
    et à la maison le meilleur investissement a été un grand tableau véléda sur lequel on note ce qu’il manque dans la maison ( les enfants savent écrire) et celui qui va en courses fait une photo de la liste et zou… on peut y noter aussi les rdv et éventuellement les enfants y écrivent les mots pour leurs devoirs… après il est dans la cuisine et ça nous convient mais ce n’est sûrement pas au goût de tout le monde!!!

  3. Coté organisation, j’ai mon cerveau (mais parfois il me joue de gors tours) alors j’ai peins dans ma cuisine, un pan avec de la peinture ardoise et on note tout dessus (enfin moi!) Parce qu’un jour mon pc a cramé et comme j’y notais tout je me suis retrouvé prise au piège!
    Et pis j’aime pas les calepins et autres trucs jolis mais qui prennent plus de place dans mon sac qu’autre chose!

    1. Moi aussi je faisais confiance à mon cerveau, mais ça c’était avant 😉 depuis 2-3 ans, faut vraiment que je note tout !

  4. Ouahh ! vous devez avoir de grands sac à main tour tout ca… Je dis ca mais je suis a peu pres pareille ! : tres papier- un bon agenda pour le boulot,plein de calepin. Les post it ils tombent, je les perd… J’ai laissé tombé le calendrier familial, y a que moi qui écrivait dedans donc je prend tout en note dans mon agenda pro.
    Votre daily journal a l’air superbe mais on voit pas trop sur leur site les photos de l’intérieur. C’ets une page par semaine ?
    Merci pour ce partage !

    1. Le daily journal, c’est une semaine sur 2 pages, il y a vraiment la place de noter plein de trucs et tu as une bonne vision de la semaine… c’est mon format préféré !
      (pour le sac à mains, tu ne crois pas si bien dire, je me trimballe avec des paniers ou des besaces, mais c’est surtout pour mon appareil photo 😉 )

  5. J’avoue je suis très très étonnée de voir que votre organisation est tellement « papier » vous sachant par ailleurs tout le temps connecté !!!
    – vous n’utilisez pas du tout l’agenda google (dont la fonction « agenda partagé » et quand même génial)(c’est aussi bien pratique de pouvoir s’envoyer des alertes 24h avant tel rdv)
    – pas d’appli de check list sur vos téléphones ?
    – vous ne vous envoyez pas des mails ayant des objets type #idéeprochainbillet…
    – pas de disque dur externe avec tous les papiers administratifs dedans ?

    Je trouve que le numérique est tellement plus pratique, vraiment ce n’est pas une critique mais je suis super étonnée par votre organisation papier

    1. Nous devons peut-être être trop vieilles, trop habituées au papier depuis toujours ^__^
      Pour tout te dire, google agenda a failli me faire divorcer de mon mari tant ça mettait le bazar, j’utilise l’appli Note d’Apple qui me suffit et nous nous envoyons évidemment des SMS et des mails avec des idées 😉 Pour les papiers administratifs, tout est sur papier en ce qui me concerne.

  6. Je cherche depuis un moment des petites gommettes multicolores (au moins 12 couleurs différentes) pour pointer sur mes relevés de comptes pro et que le comptable s’y retrouve dans cet arc-en-ciel…. Dans l’idéal elle ferait 4/5 mm de diamètre …. Vous avez des tuyaux????

  7. 2 agendas pour moi aussi : un boulot tout moche et un perso avec des photos de mes enfants. Chaque semaine une nouvelle photo, c’est trop mignon ! J’essaie aussi d’avoir UN carnet pour noter tout ce qu’il y a à noter mais au final j’ai toujours un tas de petits papiers qui traînent dans mes poches, mon sac… Et que je cherche tout le temps. Il y a encore du boulot côté organisation!

  8. Super l’idée de la pochette pour les papiers à traiter! Ça m’éviterais de retrouver la facture de la cantine au milieu des dessins de ma grande sur le bureau! Il faut juste s’astreindre à y jeter un coup d’oeil de temps en temps.

  9. Ouh le sac Marjo, ma soeur est une fan du Japon, tu l’as trouvé là bas ? ou est ce un achat par le net ou autre? Son anniversaire arrive ca tomberait à pic !!
    Après c’est top les filles votre organisation….Ca me fait culpabiliser de voir mon trieur qui s’accumulent de papier à trier….

  10. Jolies fournitures, je suis fan!

    Côté organisation, je suis assez organisée, trop selon mon mari 🙂 Mais heureusement que je le suis pour deux…

    Côté boulot: je me sers de mon agenda et des notes dans Outlook. Tous les matins, je fais le point sur la TO DO du jour sur papier, car comme vous, j’aime le papier même si je suis assez « geek » 🙂 Je note très peu de choses « personnelles » sauf les RV du soir pour ne pas oublier le docteur avec mon fils par exemple 🙂

    Côté blog: j’aime bien « EVERNOTE » qui me permet de pouvoir noter des idées, des liens que je retrouve de l’ordinateur du bureau ou du mac à la maison et même sur mon iphone! J’ai aussi un cahier dans lequel je colle des articles découpés ou des documents papiers envoyés dans le cadre de tests. Sur ce cahier, je liste aussi les recettes en attente de publication, les photos faites: à refaire etc…

    Côté maison/ maman:
    Pour la liste de courses, j’ai longtemps utilisé une super appli « shop shop » que tu peux envoyer au mari quand tu l’envoies en course. Hyper pratique. Mais c’était avant le Drive. A présent, j’ai récupéré sur un blog une méga « liste-type »en Fichier Excel que j’ai personnalisée qui me permet de lister mes courses facilement.
    Pour les TO DO maison, j’alterne entre mon petit agenda papier*, mon agenda Mac et ma TO DO papier. Chaque début de semaine, je note jour par jour ce que je dois faire. C’est toujours très ambitieux mais cela me permet de m’organiser et de me projeter.
    * j’ai repris un agenda papier avec une visualisation mensuelle que j’aime bien. Il est très fin et petit et se glisse dans le sac à main: C’est un Quo Vadis « Plain » format 10*15.

    Comme tous les deux, j’alterne entre geek et papier 🙂

    Merci pour ce partage!

  11. Ah j’oubliais, la gestion des papiers, des factures etc.
    Je mets les papiers dans la partie du trieur « à gérer » et une fois par semaine, je gère. Je mets la facture traitée dans le trieur « à ranger » et une fois par mois environ, j’archive.
    Assez efficace 🙂

  12. J’adore vos deux styles, assez semblables.
    Jolies couleurs et ambiances !!
    Moi : idem, un agenda papier, la semaine sur deux pages, et je note tout. Le numérique je n’y arrive pas.
    Des carnets à gogo.
    Un répertoire dont je me sers pour les contacts (of course) et aussi les mots de passe divers et variés des sites….
    Des 4 couleurs aussi, le mémoniak organiseur cette année, des fluos pour que ça saute aux yeux.
    Et la liste des courses épinglées dans la cuisine, on rajoute au fur et à mesure et hop photo aussi !

  13. Bonjour,
    je trouve que l ‘agenda et le calendrier Frankie sont vraiment de très beaux objets, merci pour ce partage.
    je me demandais comment vous aviez connu cette  » marque » ?
    merci et bonne continuation
    ( une lectrice qui commence à être fidèle)

    1. Bonjour Camille, j’ai connu l’agenda Frankie quand la blogueuse Vert Cerise en a parlé, j’ai craqué et depuis 4 ans, c’est mon chouchou !

  14. Quand je vois tous ces jolis carnets, ces stickers, ces stylos… je me sens rassérénée ! 😉 Moi aussi, mon organisation implique beaucoup de papier : carnets de toutes tailles et de tous styles, cahiers « spéciaux clients, cahiers « spéciaux idées », stylos de toutes les couleurs, etc.
    À vous lire je réalise que c’est une grande chance, quand on est à son compte, de se retrouver pour co-worker avec une personne avec laquelle on s’entend bien en amitié comme en travaillant !

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